Những điều cần cân nhắc khi chọn một đơn vị giao nhận vận tải đáng tin cậy?

Chuyên môn Được Chứng minh và Tuân thủ Quy định

Xác minh giấy phép FMC, chứng nhận C-TPAT và sự tuân thủ ISO để đảm bảo tính pháp lý và an ninh

Tìm một đối tác tốt đáp ứng tất cả các yêu cầu bắt đầu bằng việc kiểm tra trình độ cơ bản đầu tiên. Giấy phép của Ủy ban Hàng hải Liên bang (FMC) không thể thương lượng được với bất cứ ai vận chuyển hàng hóa biển vào các cảng của Mỹ. Và có chứng chỉ C-TPAT cho thấy sự cống hiến thực sự để giữ cho chuỗi cung ứng an toàn. Điều này giúp giảm thiểu các vấn đề như ai đó làm rối với hàng hóa hoặc bị kẹt tại hải quan trong nhiều năm. Các công ty cũng xem xét các tiêu chuẩn ISO như 9001 để kiểm soát chất lượng và 28000 đặc biệt để bảo đảm chuỗi cung ứng. Chúng giúp duy trì hoạt động nhất quán và quản lý rủi ro tốt hơn. Theo một số báo cáo của ngành công nghiệp từ năm ngoái, có các chứng nhận này bao gồm khoảng một phần ba các vấn đề gây ra bởi các hoạt động tuân thủ kém. Thêm vào đó, họ giữ cho các doanh nghiệp phù hợp với luật thương mại luôn thay đổi mà không cần quá nhiều rắc rối.

Phù hợp kinh nghiệm vận chuyển vận chuyển cụ thể của ngành (ví dụ, dược phẩm, ô tô, thương mại điện tử) với nhu cầu chuỗi cung ứng của bạn

Chỉ cần có tất cả những chứng chỉ đó treo trên tường là chưa đủ khi chọn một đơn vị giao nhận vận tải. Điều thực sự quan trọng là tìm được một đối tác am hiểu lĩnh vực cụ thể của bạn. Lấy ví dụ ngành dược phẩm – mặt hàng này đòi hỏi phải giám sát nhiệt độ liên tục, tuân thủ các nguyên tắc phân phối tốt, và tất cả nhân sự tham gia đều cần được đào tạo đúng cách. Rồi đến vận chuyển ô tô, nơi các công ty cần xe chuyên dụng để chở các bộ phận lớn và việc giao hàng phải diễn ra đúng thời điểm yêu cầu. Các nhà bán lẻ trực tuyến lại thu được giá trị từ việc gom gói trước khi vận chuyển, tự động hóa hồ sơ hải quan quốc tế và đơn giản hóa quy trình trả hàng. Theo nghiên cứu gần đây từ Chỉ số Chuyên môn Hóa Chuỗi Cung ứng năm ngoái, các doanh nghiệp làm việc với đối tác thiếu kinh nghiệm sẽ gặp rủi ro gần như cao hơn 50% về các sự cố trong quá trình vận chuyển. Trước khi ký kết bất cứ điều gì, hãy dành thời gian tìm hiểu xem những người khác nói gì về cách họ xử lý hàng hóa tương tự như loại hàng mà chúng ta tự vận chuyển.

Sức mạnh Mạng lưới Toàn cầu và Khả năng Thực thi tại Chỗ

Đánh giá các đối tác vận tải để được ưu tiên truy cập, đảm bảo năng lực và độ bền tuyến đường

Các công ty giao nhận tốt nhất thường làm việc chặt chẽ với các hãng vận tải biển lớn, nhà cung cấp vận tải hàng không và mạng lưới đường sắt. Điều này giúp họ tiếp cận tốt hơn khi thị trường trở nên đông đúc hoặc khi có sự cố trong chuỗi cung ứng. Lợi thế thực sự nằm ở chỗ họ thực sự có thể đảm bảo chỗ chở hàng, được xếp hàng lên tàu trước tại các cảng và tìm ra các tuyến đường thay thế khi các tuyến vận chuyển chính gặp trục trặc. Các công ty ký hợp đồng dài hạn để đảm bảo năng lực vận chuyển thường có biến động thời gian giao hàng ít hơn khoảng một phần ba so với những công ty chỉ đặt chỗ theo tình trạng sẵn có tại thời điểm đó. Muốn biết một đơn vị giao nhận có thể xử lý các tình huống khó khăn hay không? Hãy xem hiệu suất của họ trong các thách thức gần đây như tình trạng ùn tắc nghiêm trọng tại cảng hoặc khi một hãng vận tải lớn ngừng hoạt động vào năm ngoái.

Đánh giá sự hiện diện tại quốc gia so với việc phụ thuộc vào đại lý – tác động đến tốc độ thông quan và giải quyết sự cố

Mức độ hiện diện của một đơn vị giao nhận hàng hóa tại địa phương thực sự ảnh hưởng đến quá trình thông quan diễn ra trơn tru như thế nào. Các công ty thực sự sở hữu văn phòng riêng tại các thị trường lớn thường giải quyết việc vận chuyển nhanh gấp khoảng hai lần so với khi họ chỉ dựa hoàn toàn vào các đại lý bên ngoài. Khi có nhân viên làm việc trực tiếp tại chỗ, họ có thể xử lý ngay các vấn đề về giấy tờ, trao đổi trực tiếp với cán bộ hải quan và giải quyết các vấn đề kiểm tra trước khi chúng trở thành rắc rối lớn. Đối với những nơi không quá cấp bách, việc kết hợp sử dụng các đại lý địa phương đáng tin cậy là hợp lý để giảm chi phí mà vẫn duy trì được mức độ kiểm soát nhất định. Phương án tốt nhất? Hãy tìm các đối tác có các trung tâm khu vực như vậy. Theo những gì chúng tôi đã chứng kiến, các công ty có cơ sở này thường giải quyết các tranh chấp phân loại nhanh hơn khoảng ba ngày so với những công ty bị động hoàn toàn phụ thuộc vào mạng lưới đại lý.

Tích hợp Công nghệ và Khả năng Theo dõi Thời gian Thực

Kết nối EDI/API, tự động hóa việc nộp tờ khai AES và theo dõi lô hàng từ đầu đến cuối để đảm bảo tuân thủ và kiểm soát

Các công ty giao nhận ngày nay phụ thuộc rất nhiều vào các hệ thống EDI và kết nối API để giúp hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ hơn, đặc biệt là khi xử lý các hồ sơ AES phức tạp và toàn bộ giấy tờ mà cơ quan hải quan yêu cầu. Các con số cũng chứng minh điều này – theo các báo cáo logistics gần đây, các quy trình tự động hóa đã giảm thiểu khoảng 30% sai sót do con người gây ra. Ngoài ra, việc có hệ thống định vị GPS theo thời gian thực cho phép các công ty theo dõi chính xác vị trí lô hàng tại bất kỳ thời điểm nào, giám sát nhiệt độ bên trong container và kiểm soát cách hàng hóa được xử lý trong suốt quá trình vận chuyển. Khi có sự cố xảy ra hoặc tiềm ẩn rủi ro về tuân thủ, các hệ thống này sẽ gửi cảnh báo để quản lý vận tải có thể can thiệp kịp thời trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng. Loại thông báo chủ động này giúp duy trì hoạt động ổn định đồng thời đảm bảo mọi khâu trong toàn bộ lộ trình chuỗi cung ứng đều tuân thủ quy định.

Giao thức an ninh mạng, tuân thủ nơi cư trú dữ liệu (GDPR/CCPA) và tích hợp TMS có khả năng mở rộng

Việc bảo vệ dữ liệu vận chuyển an toàn không còn thể bị bỏ qua nữa. Các công ty hàng đầu trong ngành sử dụng mã hóa để truyền thông tin, yêu cầu nhiều hình thức xác minh khi truy cập hệ thống và thường xuyên thực hiện kiểm tra để phát hiện các điểm yếu về bảo mật trước cả khi tin tặc tìm ra. Các sự cố rò rỉ dữ liệu cũng rất tốn kém, khiến các hoạt động logistics phải chi khoảng 740.000 USD mỗi năm theo nghiên cứu của Viện Ponemon vào năm 2023. Khi tuân thủ các quy định như GDPR và CCPA, các hệ thống quản lý vận tải cần kiểm soát chặt chẽ vị trí địa lý nơi dữ liệu được lưu trữ để thông tin cá nhân luôn nằm trong các khu vực được cho phép theo pháp luật. Các hệ thống được xây dựng dựa trên API từ nền tảng hoạt động hiệu quả hơn nhiều với phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hiện tại, đồng thời vẫn duy trì hồ sơ đầy đủ cho việc kiểm toán và đáp ứng mọi yêu cầu tuân thủ liên tục được cập nhật hai tháng một lần.

Minh bạch trong Giá cả, Hiệu suất và Tính linh hoạt Dịch vụ

Việc minh bạch giá cả không chỉ là điều đáng có mà thực sự cần thiết để xây dựng mối quan hệ dài hạn giữa các chủ hàng và đơn vị giao nhận. Khi nhận báo giá, hãy luôn yêu cầu bảng phân tích chi tiết thể hiện các thành phần cấu thành tổng chi phí. Hãy xem xét các khoản cước vận chuyển cơ bản, các yếu tố điều chỉnh giá nhiên liệu, phí dịch vụ bổ sung, thuế nhập khẩu, bảo hiểm hàng hóa và bất kỳ khoản nào khác có thể phát sinh đột ngột khi khối lượng thay đổi hoặc theo mùa vụ. Việc giám sát hiệu quả hoạt động cũng nên được thực hiện thường xuyên. Báo cáo theo quý phù hợp nhất với đa số doanh nghiệp, theo dõi các chỉ số như tỷ lệ giao hàng đầy đủ và đúng lịch trình, tần suất hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, và tốc độ thông quan hàng hóa tại các cảng lớn trên thế giới. Và cũng đừng quên các điều khoản hợp đồng. Các đơn vị giao nhận cần có sự linh hoạt để thích ứng khi xảy ra tình huống bất ngờ, đồng thời vẫn đảm bảo sự đối xử công bằng cho tất cả các bên liên quan.

• Cam kết khối lượng điều chỉnh gắn với các cấp độ thưởng
• Các phương án chuyển đổi phương thức vận tải (ví dụ: từ đường biển sang đường hàng không trong giai đoạn gián đoạn)
• Điều hướng lại động dựa trên giá trị hàng hóa hoặc rủi ro

Các hợp đồng cứng nhắc và phí ẩn có thể khiến các chủ hàng tốn tới 210.000 USD mỗi năm (Eyefreight 2023). Một đối tác minh bạch cung cấp bảng điều khiển kỹ thuật số để theo dõi chi phí theo thời gian thực và bao gồm các quy trình giải quyết tranh chấp rõ ràng trong các thỏa thuận dịch vụ.

Khả năng phục hồi tài chính và giảm thiểu rủi ro

Bảo hiểm trách nhiệm hàng hóa, Lịch sử giải quyết khiếu nại và Mức độ bảo hiểm phù hợp theo loại hàng hóa

Hãy đảm bảo rằng đơn vị vận chuyển thực sự có bảo hiểm trách nhiệm hàng hóa phù hợp với loại hàng hóa mà họ đang xử lý. Những mặt hàng có giá trị cao như thiết bị điện tử cần được bảo vệ tốt hơn nhiều so với các sản phẩm nông nghiệp cơ bản có giá trị thấp hơn nếu xảy ra sự cố. Yêu cầu họ cung cấp bằng chứng về tốc độ xử lý khiếu nại khi có vấn đề phát sinh. Theo số liệu ngành mới nhất từ Hội đồng Bảo hiểm Vận tải năm 2024, các công ty hàng đầu có thể giải quyết khoảng 90 phần trăm số vụ khiếu nại trong vòng một tháng. Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ các điều khoản chi tiết trong chính sách của họ. Cần đặc biệt lưu ý đến các mặt hàng như thực phẩm dễ hỏng, hóa chất nguy hiểm hoặc bất kỳ mặt hàng nào dễ bị trộm cắp. Đây là những khu vực phổ biến mà bảo hiểm thường không chi trả, do đó việc biết trước sẽ giúp tránh được những bất ngờ đáng tiếc khi lô hàng gặp sự cố trong quá trình vận chuyển.

Báo cáo Tài chính đã Kiểm toán, Sức mạnh Bảo lãnh Thanh toán, và Hồ sơ Phản ứng với Chậm trễ Cảng hoặc Xung đột Địa chính trị

Việc duy trì ổn định tài chính trở nên cực kỳ quan trọng khi có những xáo trộn toàn cầu xảy ra khắp nơi. Bất kỳ ai đang tìm kiếm đối tác logistics nên kiểm tra trước các báo cáo tài chính đã được kiểm toán của họ. Các chỉ số thanh khoản mạnh đóng vai trò rất lớn trong trường hợp này. Tỷ lệ vốn lưu động trên 1,5 so với 1 thường được coi là đủ tốt để xử lý những bất ngờ trên thị trường. Cũng cần xem xét liệu công ty giao nhận có bảo hiểm ký quỹ theo quy định của FMC hay không, nhằm bảo vệ khỏi các tình huống như hàng hóa bị bỏ lại hoặc họ phải đối mặt với các khoản phạt nặng từ cơ quan quản lý. Tài liệu kế hoạch ứng phó sự cố của họ cũng nói lên nhiều điều. Họ đã chuẩn bị những gì cho các tình huống như đình công cảng? Hay việc đột ngột ngừng các tuyến thương mại hoặc căng thẳng chính trị làm gián đoạn hoạt động bình thường? Hãy lưu ý đến sự việc xảy ra vào năm 2023 khi kênh đào Suez bị phong tỏa trong nhiều ngày liên tiếp. Những đơn vị giao nhận đã thiết lập quan hệ với các lựa chọn luồng tuyến thay thế trước đó đã giúp khách hàng của họ tiết kiệm trung bình khoảng 740.000 USD mỗi khách hàng. Ngày nay, các doanh nghiệp cần tìm ra những đối tác thực sự có khả năng chuyển hướng lô hàng theo thời gian thực và linh hoạt quản lý thuế quan như một phần trong các phương pháp quản lý rủi ro tổng thể.

Các câu hỏi thường gặp

Các chứng chỉ chính nào là bắt buộc đối với các công ty giao nhận vận tải?

Các chứng chỉ thiết yếu bao gồm giấy phép của Ủy ban Hàng hải Liên bang (FMC), chứng nhận C-TPAT về an ninh chuỗi cung ứng, và các tiêu chuẩn ISO như 9001 về kiểm soát chất lượng và 28000 về bảo đảm an toàn chuỗi cung ứng.

Việc có mặt tại chỗ của công ty giao nhận ảnh hưởng thế nào đến quy trình thông quan?

Có mặt tại chỗ đồng nghĩa với việc giải quyết nhanh chóng các vấn đề về hồ sơ, giao tiếp trực tiếp với cán bộ hải quan và xử lý nhanh các sự cố kiểm tra, tất cả đều góp phần đẩy nhanh quá trình thông quan.

Tại sao việc theo dõi thời gian thực lại quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng?

Theo dõi thời gian thực cho phép giám sát vị trí lô hàng, nhiệt độ container và cách xử lý hàng hóa, đồng thời cung cấp cảnh báo về các vấn đề tiềm tàng liên quan đến tuân thủ để can thiệp kịp thời.

Các công ty giao nhận thực hiện những biện pháp gì để đảm bảo an ninh mạng?

Họ sử dụng mã hóa, xác nhận nhiều phương pháp truy cập và tiến hành kiểm tra bảo mật thường xuyên để ngăn chặn vi phạm dữ liệu và duy trì sự tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu như GDPR và CCPA.